エクセル、パワポで生産性時代

「働き方改革」を実現するためには、「残業を○○時間以内に削減」といった目標を掲げるだけでなく、手法を示すことが重要だ。しかも、その手法は誰もが簡単にできるものでなければ大きな効果は見込めない。例えば、毎日の業務で使っているOfficeアプリをOffice 365 ProPlusに替えてみてはどうか。AIを活用した最新機能が作業を助け、人は付加価値の高い業務により多くの時間と労力を割くことが可能となる。2020年10月にはOffice 2010のサポートが終了するが、マイクロソフトは移行に伴うアプリやマクロの互換性維持も支援してくれる。

日本ではあらゆる組織が「働き方改革」に取り組んでいるが、成果を出すのは簡単ではない。「残業を○○時間以内に削減」といった目標を掲げるだけでなく、手法を示すことが重要だ。しかも、その手法は誰もが簡単にできるものでなければ大きな効果は見込めない。

　洗濯機の登場が、洗濯板で洗う重労働から人を解放したように、ビジネスの現場においても、人を「単純作業」から解放し、付加価値の高い業務に専念できるようなツールを取り入れる必要がある。

　日本マイクロソフト マーケティング&オペレーションズ部門の広瀬友美氏は、次のように語る。

　「例えば、毎日の業務で使用するWord、Excel、PowerPointなどの『Office』アプリケーションは、クラウドサービス版のOffice 365 ProPlusであれば、新機能が継続的に提供されます。最新機能を使うことで、今まで何分も時間をかけていた作業がワンクリックで完了するといった作業の時短が実現しています」

　日常の業務を劇的に楽にしてくれる最新の機能をいくつか紹介しよう。

　例えば、PowerPointの「デザインアイデア」。プレゼンテーション資料を作成する際、伝わりやすいデザインが重要だ。しかし、写真や文字のレイアウトを工夫し、見栄えのいいデザインにしようと悩むと意外と調整に時間がかかる。「デザインアイデア」を使えば写真や文字をスライドに挿入するだけで、AIを活用した機能のためPowerPointがスライドに含まれる情報を基に適したデザイン候補を複数表示してくれる。写真も、画像認証機能により適切なトリミング・配置を自動で行ってくれる。人は提示されたデザインから選ぶだけ、簡単だ。

また、グローバル化に伴い情報の翻訳の必要性も高まっているが、翻訳機能を使えばクリックするだけだ。60を超える言語に対応しており、AIを活用しているため継続的な学習で品質も向上していくのは人間さながらの機能と言えよう。

Excelの「アイデア」もAIによるデータ分析機能で、時短に役立つ。ワンクリックでデータの大まかな傾向がグラフや表などに変換され、視覚的にわかりやすく表示される。データが多くなればなるほどデータ分析は大変だが、そこはAIが支援してくれるため、人はポイントを絞って分析を進めることができる。

リアルタイム共同編集機能で1つのファイルを同時に複数人で開いて編集することが可能。オンプレミスの時代では、共有ファイルを誰かが開いている間は編集がロックされ作業をすることができなかったが、Office 365 ProPlusならいつでも必要なときに作業ができる。「待ち時間」がないのも作業効率を高める大きな要素となるだろう。

　「Office 365 ProPlusは新機能の追加だけでなく、既存の機能の強化も継続的に行い、『常に最新』を保ちます。とくにAIを活用した機能はAIの継続的な学習により機能も向上します。例えば、デザインアイデアで提案されるデザインもこの機能が初めて提供された数年前に比べると格段によくなっています。『今できること』で満足せずに、より優れたものを目指して進化し続ける、クラウドサービスだからこそできることです」

　Office 365 ProPlusはユーザーライセンスで、1ユーザーあたり15台のデバイス（PC 5台＋タブレット 5台＋スマートフォン 5台）でOfficeアプリを利用することができるのも働き方改革を後押しする大きな要素だ。

　「例えば、朝の通勤時間にスマホでメールなどの情報を確認できるため、会社に着いたときには業務の優先順位がついています」（広瀬氏）

　通勤時間などの移動時間でも作業ができれば、会社ではより重要な業務に集中することができる。

　「チーム内の情報共有プラットフォームとして『Microsoft Teams』を利用すれば、さらに効果は高まります。スマホのアプリを使えば、移動中も情報の確認や会議への参加も簡単で便利です」（広瀬氏）

　Teamsは、チャット、通話、ビデオ会議などの機能があり、直接顔を合わせるのが難しい場合でも、チーム内のコミュニケーションをスムーズに行える。

　時間の使い方が変われば働き方も変わる。時代の変化とともに進化し続けるOffice 365 ProPlusの最新機能で今よりももっと楽に、便利に働くことができるだろう。

2020年1月にWindows 7、2020年10月にはOffice 2010のサポートがそれぞれ終了する。マイクロソフトでは、該当のサブスクリプションを150ライセンス以上購入した顧客に対し、FastTrack センター特典による導入支援を追加料金なしで提供している。対象顧客はマイクロソフトのスペシャリスト、もしくは認定パートナーから導入に関するガイダンスやアドバイスを受けることができる。

　日本マイクロソフト FastTrack センターの一ツ橋文乃氏は次のように紹介する。

　「私もFastTrack センターの一員として、リモートオンライン会議、電話、メールなどを活用し、お客様やパートナー様が必要とされる情報を提供しています。FastTrack センターは、これまで5年以上もさまざまな製品の導入でノウハウを蓄積してきました。Office 365 ProPlusについても、大・中・小あらゆる規模のお客様の展開シナリオに対応し、不安なく移行していただけるようサポートします」

　Office 365 ProPlusへの移行に際し、マクロを含めアプリケーションの互換性について心配する声もある。日本マイクロソフト FastTrack センターの辻󠄀良太氏はそれに対して次のように語る。

　「Windows 7上で稼働するアプリケーションおよびOffice 2010と、Windows 10およびOffice 365 ProPlusは99%以上の互換性があります。残りの1％はApp Assureサービスで無償の技術サポートを提供しますので、ご安心ください」

　App Assureは Windows 10およびOffice 365 ProPlusに移行、もしくは、更新プログラムを適用した際に生じたアプリケーションの互換性の問題修復を追加費用なしで提供するサービスだ※。

　「App Assureでは、Officeアプリケーション、マクロやアドインの問題はもちろんのこと、自社開発の業務システムやサードパーティーベンダーのアプリケーションも対象です」（辻󠄀氏）

　通常これらの高度な技術支援を受けるには有償サポートを申し込む必要があった。これを無償で提供するというのだから、マイクロソフトの移行にかけるコミットメントの強さがうかがえる。

　FastTrack センター特典およびApp Assureサービスは、簡単な登録フォームから申請できる。ぜひ利用を検討してみてほしい。

　法人向けのWindows 10は機能更新プログラムの提供頻度に応じて、SAC（半期チャネル）とLTSC（長期サービスチャネル）の2種類のサービスチャネルがある。Windows 10 LTSCは通常業務環境向けではなく、医療装置やATMを制御するなど特定用途のデバイスのみの使用を想定しているため、通常業務向けにはWindows 10 SACを選ぶ必要がある点も留意しておきたい。